Sistemi di gestione

La norma ISO 9001 Sistemi di gestione per la qualità – Requisiti definisce i requisiti di un sistema di gestione per la qualità per un’organizzazione. I requisiti espressi sono di carattere generale e possono essere implementati da ogni tipo di organizzazione.

La ISO 9001 è la norma di riferimento per un’organizzazione che intenda pianificare, attuare, monitorare e migliorare sia i processi operativi che quelli di supporto, progettando e implementando il sistema di gestione qualità come mezzo per raggiungere gli obiettivi. Il cliente e la sua soddisfazione sono al centro della ISO 9001; ogni attività, applicazione e monitoraggio delle attività/processi è infatti volta a determinare il massimo soddisfacimento del cliente.

Il Sistema di Gestione per la Qualità, è una raccolta di politiche, processi, procedure documentate e registrazioni. Questo insieme di documenti definisce le regole interne che definiscono il modo in cui la tua azienda crea e fornisce il prodotto o il servizio ai clienti. L’SGQ deve essere realizzato su misura per le necessità della tua azienda e del prodotto o servizio che offre, ma la norma ISO 9001 fornisce un insieme di linee guida per fare in modo che non trascuriate nessun elemento importante necessario per il successo di un SGQ.

La struttura della ISO 9001 è suddivisa in dieci sezioni. Le prime tre sono introduttive, mentre le ultime sette contengono i requisiti relativi al Sistema di Gestione della Qualità. Di seguito una sintesi delle sette sezioni principali:
Sezione 4: Contesto dell’organizzazione – Questa sezione parla dei requisiti per comprendere la tua organizzazione al fine di implementare un SGQ. Essa comprende i requisiti per identificare i problemi interni ed esterni, identificare le parti interessate e le loro aspettative, definire lo scopo del SGQ e identificare i processi e il modo in cui questi interagiscono.
Sezione 5: Leadership – I requisiti di leadership riguardano la necessità che l’Alta Direzione sia strumentale nell’implementazione del SGQ. L’Alta Direzione deve dimostrare l’impegno nei confronti del SGQ garantendo l’attenzione al cliente, definendo e comunicando la politica per la qualità e assegnando ruoli e responsabilità all’interno dell’organizzazione.
Sezione 6: Pianificazione – L’Alta Direzione deve anche pianificare il funzionamento continuo del SGQ. È necessario valutare i rischi e le opportunità del SGQ all’interno dell’organizzazione e devono essere identificati gli obiettivi per il miglioramento della qualità e i piani per conseguire tali obiettivi.
Sezione 7: Supporto – La sezione supporto riguarda la gestione di tutte le risorse relative al SGQ e illustra la necessità di controllare tutte le risorse, incluse le risorse umane, gli edifici e le infrastrutture, l’ambiente di lavoro, le risorse per il monitoraggio e la misurazione e le conoscenze organizzative. La sezione include inoltre i requisiti relativi alla competenza, consapevolezza, comunicazione e controllo delle informazioni documentate (i documenti e le registrazioni richiesti per i processi).
Sezione 8: Funzionamento – I requisiti operativi riguardano tutti gli aspetti della pianificazione e della creazione del prodotto o del servizio. Questa sezione contiene i requisiti relativi alla pianificazione, al riesame dei requisiti del prodotto, alla progettazione, al controllo dei fornitori esterni, alla creazione e alla distribuzione del prodotto o del servizio e al controllo dei risultati non conformi dei processi.
Sezione 9: Valutazione delle prestazioni – Questa sezione include i requisiti necessari per assicurarti di poter monitorare il corretto funzionamento del tuo SGQ. Tali requisiti comprendono il monitoraggio e la misurazione dei processi, la valutazione della soddisfazione del cliente, gli audit interni e il riesame del SGQ da parte della Direzione.
Sezione 10: Miglioramento – Quest’ultima sezione include i requisiti necessari per migliorare nel tempo il tuo SGQ. Ciò include la necessità di valutare le non conformità di processo e l’adozione di azioni correttive relative ai processi.

È impossibile esagerare nel sottolineare i vantaggi della ISO 9001: aziende grandi e piccole hanno utilizzato questa norma con ottimi risultati, scoprendo e realizzando incredibili risparmi in termini di costi ed efficienza. Di seguito, vediamo alcuni di tali vantaggi:
Migliorare la tua immagine e credibilità – Quando i clienti vedono che sei certificato da un organismo autorevole, capiscono che hai implementato un sistema focalizzato sulla soddisfazione dei requisiti del cliente e sul miglioramento. Questo aumenta la loro fiducia nella tua capacità di fare ciò che prometti.
Migliorare la soddisfazione dei clienti – Uno dei principi chiave degli SGQ ISO 9001 è concentrarsi sul miglioramento della soddisfazione del cliente, individuando e soddisfacendo i suoi requisiti e bisogni. Migliorando la soddisfazione, aumenti la fidelizzazione dei clienti.
Completa integrazione dei processi – Usando l’approccio per processi della ISO 9001, non si prendono in considerazione solo i singoli processi nella propria organizzazione, ma anche le interazioni di tali processi. Così facendo, è più facile identificare le aree per il miglioramento e i risparmi in termini di risorse nell’ambito della propria organizzazione.
Uso di decisioni basate sui fatti – Assicurare di prendere decisioni basate sui fatti reali è una chiave del successo per un SGQ ISO 9001. In questo modo, si possono mirare meglio le risorse per correggere al meglio i problemi e migliora la propria efficienza ed efficacia organizzativa.
Creare una cultura di miglioramento continuo – Con il miglioramento continuo come principale output dell’SGQ, puoi raggiungere risultati sempre maggiori in termini di risparmio di tempo, denaro e risorse. Introducendo questa cultura nella tua azienda, puoi far concentrare la forza lavoro sul miglioramento dei processi di cui sono direttamente responsabili.
Coinvolgere le persone – Chi meglio delle persone che lavorano nell’ambito di un processo può trovare le soluzioni più efficaci per migliorare tale processo? Concentrando l’impegno della tua forza lavoro, oltre che sul mantenimento, anche sul miglioramento dei processi, il personale sarà più coinvolto nei risultati dell’organizzazione.

La norma ISO 45001 "Sistemi di gestione per la salute e sicurezza sul lavoro", è una norma internazionale che specifica i requisiti per un sistema di gestione della salute e sicurezza sul lavoro e fornisce indicazioni per il suo utilizzo, per consentire alle organizzazioni di fornire posti di lavoro sicuri e salubri prevenendo infortuni sul lavoro e problemi di salute, nonché migliorando SSL in modo proattivo.<(br> È applicabile a qualsiasi organizzazione che desideri istituire, implementare e mantenere un sistema di gestione per migliorare la salute e la sicurezza sul lavoro, eliminare o ridurre i rischi (comprese le carenze del sistema), sfruttare le opportunità di SSL. Aiuta un'organizzazione a raggiungere i risultati attesi del proprio sistema di gestione.

La ISO 45001 offre alle organizzazioni, oltre ad uno standard riconosciuto a livello internazionale, l’indirizzo corretto per formalizzare e strutturare la gestione del rischio, la gestione della conformità legislativa, la diffusione di pratiche di lavoro più sicure e la valutazione delle prestazioni di sicurezza e di salute dei lavoratori. L’approccio sistemico facilita la diminuzione del numero di incidenti e la continuità del business.

Le opportunità che ne derivano sono di diversa natura:

• Miglioramento dell'immagine verso le parti interessate per l'impegno profuso nella tutela della S&SL.
• Strumento per la gestione del Rischio legato alla catena di fornitura. Il mancato adempimento di obblighi in materia di Salute e Sicurezza delle condizioni di lavoro può, infatti, determinare un blocco della fornitura per prescrizione delle autorità competenti a seguito di un grave/gravissimo infortunio sul lavoro e/o per il rischio di presunte o dichiarate malattie professionali.
• Soddisfazione del requisito cliente (spesso la qualifica dei fornitori passa attraverso il requisito di dimostrare di essere certificati BS OHSAS 18001);
• Possibilità di partecipare a bandi e gare pubbliche, ove richiesta tale certificazione;
• Riduzione dei rischi e dei relativi costi gestionali attraverso il miglioramento delle condizioni dell'ambiente di lavoro e della Salute e Sicurezza dei Lavoratori attraverso la razionalizzazione dell'uso del capitale umano.
• Riduzione dei premi INAIL.
• Tutela dell'ambiente di lavoro e uso consapevole delle risorse.
• Risparmi economici, relativi a riduzioni applicabili in ambiti specifici (ad esempio riduzioni dei costi del personale a seguito del miglioramento delle condizioni di salute dei lavoratori, riduzione dei costi per la gestione degli infortuni, ecc.)
• Forte motivazione e coinvolgimento dei lavoratori
• Monitoraggio e Controllo efficace rispetto agli adempimenti legislativi in materia;
• Riduzione o eliminazione dei rischi per i dipendenti e per le altre parti interessate che potrebbero essere esposte ai pericoli per la S&SL, associati all'attività produttiva dell'organizzazione.

La ISO 14001 è diventata la norma internazionale per progettare e implementare un sistema di gestione ambientale. La norma è stata pubblicata da ISO (International Organization for Standardization), un ente internazionale che crea e distribuisce norme riconosciute a livello mondiale. La versione più recente dei requisiti di un sistema di gestione ambientale è stata pubblicata nel 2015, e viene riportata come “ISO 14001:2015.” La norma è stata concordata dalla maggioranza dei paesi membri prima di essere emessa e aggiornata, e come tale è diventata una norma riconosciuta a livello internazionale, accettata dalla maggioranza dei paesi in tutto il mondo.

Un sistema di gestione ambientale, spesso chiamato SGA, è formato da politiche, processi, piani, pratiche e registrazioni che definiscono le regole che guidano l’interazione dell’azienda con l’ambiente. Questo sistema deve essere fatto su misura per la vostra azienda, perché solamente la vostra azienda avrà i requisiti legali e le interazioni ambientali che coincidono esattamente con i vostri processi aziendali specifici. Tuttavia, i requisiti della ISO 14001 forniscono una struttura e delle linee guida per creare un sistema di gestione ambientale in modo di non perdere elementi essenziali perché un SGA abbia successo.

La struttura della ISO 14001 è suddivisa in dieci sezioni. Le prime tre sono introduttive, mentre le rimanenti sette contengono i requisiti per il sistema di gestione ambientale. Di seguito una sintesi delle sette sezioni principali: Sezione 4: Contesto dell’organizzazione – Questa sezione illustra i requisiti per comprendere la tua organizzazione al fine di implementare un SGA. Essa comprende i requisiti per identificare le problematiche interne ed esterne, identificare le parti interessate e le loro aspettative, definire lo scopo del SGA e identificare i processi richiesti per il SGA.
Sezione 5: Leadership – I requisiti di leadership riguardano la necessità che l’Alta Direzione sia strumentale nell’implementazione del SGA. L’Alta Direzione deve dimostrare l’impegno nei confronti del SGA garantendo l’impegno ambientale, definendo e comunicando la politica ambientale e assegnando ruoli e responsabilità all’interno dell’organizzazione.
Sezione 6: Pianificazione – L’Alta Direzione deve anche pianificare il funzionamento continuo del SGA. È necessario valutare i rischi e le opportunità del SGA all’interno dell’organizzazione e devono essere identificati gli obiettivi ambientali per il miglioramento e i piani per conseguire tali obiettivi. Inoltre, è necessario che l’organizzazione valuti tutti i modi in cui i processi organizzativi interagiscono e influenzano l’ambiente, nonché gli impegni legali e di altro tipo richiesti all’organizzazione.
Sezione 7: Supporto – La sezione supporto riguarda la gestione di tutte le risorse per il SGA e include inoltre i requisiti relativi alla competenza, alla consapevolezza, alla comunicazione e al controllo delle informazioni documentate (i documenti e le registrazioni richiesti per i processi).
Sezione 8: Funzionamento – I requisiti operativi riguardano tutti gli aspetti dei controlli ambientali necessari ai processi organizzativi, nonché la necessità di identificare potenziali situazioni di emergenza e pianificare le relative risposte in modo da essere pronti ad agire in caso di emergenza.
Sezione 9: Valutazione delle prestazioni – Questa sezione include i requisiti necessari per assicurarsi di poter monitorare il corretto funzionamento del tuo SGA. Tali requisiti comprendono il monitoraggio e la misurazione dei processi, la valutazione della conformità ambientale, gli audit interni e il riesame del SGA da parte della Direzione.
Sezione 10: Miglioramento – Quest’ultima sezione include i requisiti necessari per migliorare nel tempo il tuo SGA. Ciò include la necessità di valutare le non conformità di processo e l’adozione di azioni correttive relative ai processi.

I benefici della ISO 14001 non possono essere sopravvalutati; aziende grandi e piccole hanno usato questa norma con grande efficacia, come già detto. Di seguito sono elencati solo alcuni di questi benefici:
Migliorare la propria immagine e credibilità – Assicurando i propri clienti di essere impegnati in una evidente gestione degli impatti ambientali, è possibile migliorare la propria immagine e la quota di mercato attraverso il mantenimento di una buona immagine pubblica e migliorando le relazioni all’interno della comunità.
Migliorare il controllo dei costi – Un tipo di miglioramento che tutte le aziende cercano è la riduzione dei costi. Un SGA può aiutare in questo, con un risparmio di energia e materiali in ingresso, riducendo gli incidenti a causa dei quali una società può essere soggetta a costi dovuti alla propria responsabilità. Inoltre migliorare i controlli ambientali può aiutare un’azienda a ottenere un premio assicurativo inferiore.
Utilizzare un processo decisionale basato sull’evidenza – assicurandosi di utilizzare dati precisi sui quali basare le proprie decisioni su cosa migliorare, si possono aumentare notevolmente le probabilità che i miglioramenti abbiano successo al primo colpo, invece di collezionare numerosi tentativi falliti. Utilizzando questi dati per tenere traccia dei progressi, è possibile correggere queste iniziative di miglioramento prima che vadano “fuori dai binari”, risparmiando così tempo e denaro.
Creare una cultura del miglioramento continuo – Con il miglioramento continuo, si può lavorare per migliorare i processi e ridurre l’impatto ambientale in modo sistematico, al fine di migliorare la propria immagine pubblica e, potenzialmente, ridurre i costi sopra identificati. Quando si crea una cultura del miglioramento, le persone sono sempre alla ricerca di modi per rendere migliori i propri processi, il che rende più facile il mantenimento di un SGA.
Motivare il proprio personale – Dovendo scegliere tra lavorare per una società che mostra interesse e preoccupazione per l’ambiente circostante e una che non lo fa, la maggior parte delle persone preferirà la prima società. Impegnando i propri dipendenti in uno sforzo di gruppo per ridurre l’impatto ambientale è possibile aumentare la concentrazione e fidelizzare i dipendenti.

Un Modello organizzativo e di Gestione ai sensi del Decreto Legislativo 231/2001 è un insieme di protocolli che regolano e definiscono la struttura aziendale e la gestione dei suoi processi sensibili. Se correttamente applicato, riduce il rischio di commissione di illeciti penali.
In altre parole, il Decreto Legislativo 231/2001 individua in un Modello correttamente elaborato, adottato e aggiornato, lo strumento per esimere una società della propria responsabilità amministrativa dipendente da reato.

Il Modello 231 viene adottato per permettere alle imprese di essere dispensate dai reati imputati ai singoli dipendenti e, mediante la sua compilazione, la società può chiedere legittimamente l’esclusione o la limitazione della propria responsabilità derivante da uno dei reati menzionati nella norma.

Secondo il D. Lgs 231/2001, infatti, le aziende risultano punibili per illeciti commessi da:

• persone che rivestono ruoli di rappresentanza, gestione e amministrazione;
• entità organizzative autonome;
• persone soggette alla direzione e vigilanza, come i dipendenti.

Tra i reati più significativi compresi nel Decreto sono presenti quelli ai danni dell’ambiente, dei lavoratori e della Pubblica Amministrazione. Le tipologie di reato sono però molto varie e coprono tutte le aree di attività di una impresa:

• reati contro la salute e la sicurezza sul lavoro;
• reati contro la Pubblica Amministrazione;
• reati societari;
• delitti contro la personalità individuale;
• delitti con finalità di terrorismo o eversione dell’ordine democratico;
• reati transnazionali (traffico di migranti, riciclaggio);
• illeciti ambientali;
• reati di criminalità informatica;
• manipolazioni del mercato e abuso di informazioni privilegiate.

il Decreto ha introdotto così la responsabilità in sede penale delle società per reati commessi dai propri membri nell’esercizio delle funzioni aziendali.